Ein toller Kick-off ist kein Beteiligungssystem.
Wir teilen hier Fälle und Muster aus unserer Beratungspraxis. Typisches, keine Einzelfälle: damit andere Teams schneller zu wirksamer Umsetzung kommen.
Das Problem
Fast alle, mit denen wir arbeiten, sehen den Wert von Beteiligung, insbesondere bei großen Veränderungsprojekten: Sie erhöht Akzeptanz, bringt bessere Lösungen aus der Praxis – und verteilt Verantwortung, statt sie im Projektkern zu stapeln. Oft ist der Start auch stark: saubere Projektstruktur, dann eine richtig gute Großveranstaltung mit Projektvorstellung, Mitmachformaten, Einladungen zur Mitarbeit.
Und oft kippt es danach trotzdem: Im Alltag ziehen Druck und wechselnde Prioritäten, und die Beteiligungsenergie versickert. Beteiligung wurde bedauerlicherweise als Event verstanden, nicht als Umsetzungsprozess. Übrig bleibt ein harter Kern der Engagierten, ein paar Projektteams hängen in Isolation und für viele wird es wieder „ein Projekt da oben“. Orientierung entsteht dann eher über Flurfunk als über klare Rückkopplung. „Widerstand“ wird sichtbar oft als Symptom mangelnder Prozessqualität: zu wenig Partizipation und Rückmeldung auf Augenhöhe.
Unsere Hypothese
Das System würde einen wesentlichen Fortschritt erzielen, wenn… Beteiligung nicht erst nach dem Kick-off „dazukommt“, sondern spätestens im One-Pager des strategischen Vorhabens mitgedacht wird:
- Welche Zielgruppen müssen woran wie mitarbeiten,
- welche Entscheidungen brauchen welche Rückkopplung und
- welcher Beteiligungsbedarf ergibt sich aus strategischen Zielen, One-Pager und Change-Architektur?
Wenn diese Abstimmung früh geklärt und dann wie ein eigenes Arbeitspaket geplant wird (Rhythmus, Rollen, Formate, Kanäle, einfache Kennzahlen und das Ganze so verbindlich wie die inhaltlichen Projekte), bleibt Beteiligung nicht beim Kick-off stehen, sondern wird verstetigt und skalierbar. Vergleichbar mit der Change-Kommunikation: Standards machen Verlässlichkeit. Und Verlässlichkeit schafft Motivation und Identifikation.
Lösung/Intervention
Pilot „Beteiligungs-Drehbuch“ (4–6 Wochen):
- Formate klein & regelmäßig:
- 15-min Weekly Update („Was heißt das für uns?“),
- alle 2 Wochen 30-min Mitmach-Slot (Bedarfe/Angebote matchen),
- monatlich Review („Was wurde aufgenommen – was nicht – warum?“).
- Rollen klären: Beteiligungs-Owner im Programm, Multiplikator:innen je Bereich; Führung schützt Zeitfenster und macht Fortschritt sichtbar.
- Rückmeldung als Pflicht: Beitrag rein → Antwort binnen X Tagen.
Das Ergebnis
Messbar: mehr Beteiligungsbreite (Bereiche/Schichten), höherer Anteil Mitarbeitender mit monatlichem Beitrag, schnellere Rückmeldungen.
Spürbar: weniger Flurfunk, mehr gemeinsames „Wir wissen, woran wir sind“ – und weniger „Widerstand“ als Dauerthema, weil Irritationen bearbeitet werden. Beteiligung wird vom Kick-off-Moment zum Betriebssystem der Umsetzung.
Erste Schritte:
Woran merken Sie bei sich früh, dass Beteiligung gerade abreißt?
Und was wäre bei Ihnen der stärkste Hebel um Beteiligung in Ihrem Change-Projekt hoch zu halten?: Takt, Rollen oder Rückmeldung?
Kommenden Dienstag gehen die Change Files in die nächste Runde. Dann geht es um Werte-Projekte.
