Wie neue Teammitglieder nicht nur ankommen, sondern durchstarten!
Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Tag in einem neuen Team? Wahrscheinlich war es ein bisschen wie der erste Schultag: Viele neue Gesichter, unbekannte Rituale und die leise Angst, irgendetwas falsch zu machen. Wo muss ich eigentlich hin? Wer sind die coolen Leute, mit denen man sich besser gutstellt? Und wie zum Teufel heißen nochmal alle?
Neue Teammitglieder erleben oft eine Reizüberflutung. Ein kognitiver Hindernislauf zwischen Erwartungen, Informationen und unausgesprochenen Teamregeln. Ein schlechtes Onboarding könnte man deshalb mit einem Buch ohne Inhaltsverzeichnis vergleichen: Man blättert ziellos umher und hofft, irgendwann zufällig das Wichtigste zu finden.
Gutes Onboarding muss sich im Gegensatz dazu anfühlen wie eine spannende Reise mit klarem Fahrplan.
Alle einsteigen - so könnten 4 Elemente des Onboarding-Prozesses aussehen:
1. Ein Team-Logbuch: Die Landkarte im Dschungel der Informationen
Stellen Sie sich vor, sie steigen in einen fahrenden Zug. Die Landschaft rast vorbei, die Gespräche um Sie herum ergeben nur halb Sinn, und irgendwo am Horizont lauert eine wichtige Entscheidung. So fühlt sich Onboarding oft an.
Damit Neue sich nicht verloren fühlen, braucht es einen klaren Überblick über das, was bisher geschah. Hier kommt das Team-Logbuch ins Spiel: Ein zentraler Ort, an dem wichtige Diskussionen, Entscheidungen und die berühmten „Aha-Momente“ gesammelt werden.
Nicht als ellenlange unredigierte Protokolle, sondern als komprimierte Wissenshappen: Mit Bildern, Videos/Audios oder kurzen Zusammenfassungen. Mehr Instagram als Excel-Tabelle! Und nein, dazu braucht es keine interne Grafik- oder Kommunikationsabteilung:
Moderne Tools wie ChatGPT oder Copilot helfen, Besprechungen automatisch zu strukturieren und das Wesentliche herauszufiltern. So wissen neue Kolleg:innen sofort:
- Was hat das Team bisher erreicht?
- Welche offenen Fragen gibt es?
- Und vor allem: Was ist unser Beitrag zum großen Ganzen/der Bereichs-bzw. Unternehmensstrategie?
2. Vier Fragen, die jedes Teammitglied im Schlaf beantworten sollte
Jedes Team ist wie eine Band: Es gibt einen gemeinsamen Sound, aber jeder hat sein eigenes Instrument. Und wenn alle wild drauflosspielen, klingt es schnell wie eine Mischung aus Free Jazz und Presslufthammer. Damit Neue direkt den richtigen Rhythmus finden, helfen vier einfache, aber entscheidende Fragen:
🎯 Was ist unser gemeinsames Ziel? (Worauf spielen wir hin?)
🎸 Was ist mein individueller Beitrag? (Welches Instrument spiele ich?)
🎼 Welche Spielregeln gelten? (Wie lösen wir Konflikte und treffen Entscheidungen?)
🧐 Was wird von mir erwartet – und was kann ich von anderen erwarten?
Wer diese Fragen beantworten kann, versteht nicht nur seine Rolle im Team, sondern auch, wie er oder sie sich sinnvoll einbringen kann. Denn eines ist klar: Niemand will die Triangel im Orchester sein – nett gemeint, aber kaum hörbar.
3. Die „Heilige Rollenklärung“ 😉 – oder warum Klarheit alles ist
In vielen Teams ist die Rollenverteilung eine Art stillschweigender Konsens. Manchmal über Jahre eingeübt. Doch das Problem mit unausgesprochenen Erwartungen ist: Sie führen früher oder später zu Missverständnissen.
Deshalb gehört zur Onboarding-Routine die „Heilige Rollenklärung“ – am besten gleich am Anfang. Dabei geht es um drei zentrale Punkte:
- Was genau sind meine Aufgaben?
- Wo liegt mein Entscheidungsspielraum?
- Welche Verantwortung trage ich – und welche nicht?
Diese Klarheit verhindert, dass Neue in grauen Zonen zwischen „zu viel Eigeninitiative“ und „zu wenig Eigenständigkeit“ umherirren. Denn niemand kann Leistung bringen, wenn die Erwartungen an sie oder ihn schwammig sind. Das Konzept der „Professionellen Rolle“ ist übrigens per se empfehlenswert für Zusammenarbeit und Weiterentwicklung von Einzelnen und Teams. Sich damit zu beschäftigen lohnt also allemal :-) Eine gute Quelle dazu verlinken wir Ihnen unterhalb dieses Artikels.
4. Regelmäßige Check-ins: Weil sich alles ständig verändert
Onboarding ist kein einmaliger Event, sondern ein dynamischer Prozess. Erwartungen sind oft so komplex, dass ein einmaliger Austausch nicht genügt. Teamstrukturen und Projekte ändern sich, etc. Jemand, der „den Laden kennt“ tut sich damit vermutlich leichter. Damit ändert sich aber immer auch graduell die Rolle neuer Kolleg:innen. Wenn das mit möglichst geringen Anpassungsdellen auch passieren kann ist es wichtig, regelmäßige Check-ins einzuplanen.
Diese sollten nicht nur aus einem „Und? Alles gut?“ bestehen, sondern gezielt folgende Fragen klären:
💡 Fühlt sich die Person in ihrer Rolle sicher?
💡 Gibt es Unklarheiten oder Hindernisse?
💡 Hat sich etwas in den Erwartungen oder Aufgaben verändert?
So bleibt Onboarding lebendig und wird nicht zur vergessenen To-Do-Liste, die irgendwo zwischen „Mitarbeiterausweis abholen“ und „Passwort für den Drucker erhalten“ versauert.
Fazit: Onboarding mit Köpfchen zahlt sich aus
Wenn neue Mitarbeitende von Anfang an wissen, wo es langgeht, was von ihnen erwartet wird und wie sie sich einbringen können, steigt nicht nur ihre Motivation, sondern auch ihre Produktivität. Ein durchdachter Onboarding-Prozess ist also nicht nur nett, sondern ein echter Wettbewerbsfaktor für jedes Unternehmen.
Denn sind wir mal ehrlich: Keiner will die/der Neue sein, der sich wochenlang unsichtbar oder unsicher fühlt. Und mit dem richtigen Onboarding muss auch niemand in dieser Rolle bleiben.
🚀 Also: Schluss mit „learning by confusion“ – und her mit einem klaren, motivierenden Onboarding
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