Sie entsteht, wenn die Kommunikation im Change zu langsam läuft.
Ein Fall aus unserer Beratungspraxis: Wir teilen ihn, weil viele Organisationen in laufenden Change- und Strategieprozessen genau an dieser Stelle festhängen und weil ein paar einfache, konsequente Verschiebungen oft mehr bewirken als die nächste Kommunikationskampagne.
Das Problem
Die offiziellen Mitarbeiter-Informations-Kanäle sind gut aufgestellt: Intranet-Beiträge sind gepflegt, Mails sind sauber formuliert, die Slides sehen gut aus. Offizielle Informationen zu Change- und Strategie-Zwischenständen kommen an. Und verlieren trotzdem oft an Kraft und Wirkung! Es scheint immer wieder so zu laufen: Kaum ist eine Botschaft draußen, hört man einem Satz wie: „Das haben die doch schon vor Monaten so geplant.“ Oder: „In Wahrheit ist es ganz anders.“
Es entsteht eine zweite Realität: die Schattenorganisation. Nicht als Gegenbewegung, eher als Nebenprodukt. Wer in Unsicherheit arbeitet, sucht nach einem Bild, das handlungsfähig macht. Und wenn offizielle Kommunikation spät kommt oder so poliert ist, dass sie keine Reibung zulässt, füllt das System die Lücken selbst: mit Deutungen, Gerüchten, Rückwärtsrechnungen.
Verstärkt wird das durch den Takt: Die Strategiegruppe erarbeitet Zwischenstände, feilt daran, stimmt ab, bereitet kommunikativ auf … und erst dann wird veröffentlicht. Das Ergebnis ist hochwertig, aber zeitversetzt. In der Zwischenzeit läuft das informelle Netz schon längst auf Hochtouren.
Unsere Hypothese
Das System würde einen wesentlichen Fortschritt erzielen, wenn… der Anspruch an perfekte, „rund“ gemachte Change-Kommunikation sinkt und stattdessen häufiger, früher und sichtbar unperfekt über den laufenden Strategie- und Changeprozess kommuniziert wird.
Informelle Netzwerke sind keine Störung, sondern ein Frühwarnsystem: Sie zeigen an, wo ein Vakuum entsteht. Und dieses Vakuum entsteht vor allem dann, wenn offizielle Kommunikation zu spät oder zu glatt ist: Sie beantwortet Fragen, die niemand mehr stellt und umgeht die, die gerade wirklich im Raum stehen.
Unsere Lösung und Intervention
Wir arbeiten mit einem Prinzip, das intern schnell einen Namen bekommen hat: radikale Transparenz: Nicht im Sinne von „alles raus“, sondern als konsequente Praxis, Zwischenstände und Unsicherheiten mitzuteilen, bevor Spekulationen sie füllen.
Konkret umfasst das mehrere Bausteine:
- Zwischenstände veröffentlichen. Inklusive Unklarheiten!
Nicht erst wenn alles steht, sondern wenn etwas in Bewegung ist. Dazu gehört explizit der Satz: „Wir wissen es aktuell noch nicht.“
Entscheidend ist, was man dann ergänzt: Welche Optionen werden geprüft? Was ist sicher? Was ist offen? Wann gibt es das nächste Update? So wird Unklarheit nicht zum Makel, sondern zum Rahmen. - Strategiegruppe als offizielle „Stand-KommunikatorInnen“
Alle Mitglieder der Strategiegruppe werden als ansprechbare Personen sichtbar gemacht: offiziell vorgestellt, erreichbar, auskunftsfähig. Nicht als Sprecher*innen mit fertigen Statements, sondern als Menschen, die den aktuellen Stand im Strategie- und Changeprozess erklären können und Grenzen benennen dürfen („Dazu können wir heute noch nichts sagen, weil…“).
Das reduziert „Halbwahrheiten“, weil Auskunft nicht mehr nur über Umwege passiert. - Am Ende jeder Sitzung: „Was erzählen wir daheim?“
Jede Sitzung endet mit einer kurzen Klärung: Was ist der Stand, den wir nach außen geben? Welche Formulierungen nutzen wir? Welche Missverständnisse erwarten wir?
Diese Mini-Alignment-Routine wirkt unscheinbar, verhindert aber, dass zehn kluge Leute zehn verschiedene Versionen desselben Zwischenstands in die Organisation tragen. - Gerüchte und Fragen einsammeln und gemeinsam beantworten
Flurfunk wird nicht moralisiert („Hört auf damit“, „Das stimmt doch nicht!“), sondern ernst genommen: Welche Fragen kreisen gerade zum Strategie- oder Changeprozess? Welche Gerüchte halten sich? Was davon ist nachvollziehbar?
Die Strategiegruppe versucht dazu intern eine gemeinsame Antwort zu finden und macht dabei sichtbar, dass auch Probleme nicht unter den Teppich gekehrt werden. Nicht jede Antwort ist sofort möglich, aber jede Frage wird adressiert.
Das Ergebnis
Die Wirkung zeigt sich weniger in „ruhigen Fluren“ als in einem spürbaren Shift: Offizielle Kanäle gewinnen Glaubwürdigkeit, weil sie nicht mehr so tun, als sei alles klar und weil sie schneller im Takt des laufenden Strategie- und Changeprozesses sind. Das reduziert Spekulationen, nicht weil Menschen plötzlich weniger reden, sondern weil das Vakuum kleiner wird.
Das System beruhigt sich, sobald es merkt: Hier wird nichts versteckt. Und auch unfertige Strategien und Zielorganisationen werden kommuniziert und legen schon mal eine Spur hin zu einer erwünschten Zukunft!Und wenn etwas offen ist, wird das offen gesagt, gleich mit einem nächsten Datum.
